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Réglement Intérieur « Brèves »

ASSOCIATION « CHATS LIBRES DU VAR-EST »

BREVES DU REGLEMENT INTERIEUR

Préambule

L’association gère son action en toute liberté dans le cadre de son règlement intérieur et de ses statuts. L’ensemble des règles adoptées sont en stricte conformité avec ses statuts et les décisions prises lors des Assemblées Générales et du bureau directionnel de l’Association. Les priorités de l’association sont la stérilisation des chats d’ilots (accrédités par le bureau) que nous suivons, les soins et le nourrissage de ces chats sur leur ilot et leur adoption quand cela est possible. La mise en place de règles internes (justes et logiques autant que faire se peut) a pour but d’éviter l’arbitraire et l’injustice vis-à-vis de chacun des membres et des solliciteurs externes à l’association. Elles ont pour but une plus grande efficacité (rapidité) dans la prise de décision de chacun.

L’association n’est pas un refuge pour chats.

Ces règles ne sont pas immuables, elles pourront évoluées en fonction de la situation liée à notre action et à nos moyens financiers (décisions prises en Bureau, puis le cas échéant votées en A.G.).

Art 1 – Rappel sur la Nature d’une Association loi de 1901

Sommairement : une association est le regroupement de personnes au sein d’une structure légale partageant un but commun ou objet de l’association et se dotant de règles de fonctionnement pour l’atteinte de leurs objectifs.

On se référera avec profit à «  L’OBJET DE NOTRE ASSOCIATION » dans les statuts de notre association, Article : 2, buts.

Faire partie d’une association permet aux membres de bénéficier des « avantages » que procure l’appartenance à l’association et évidement de supporter les « obligations » liées à cette appartenance (voir statuts, règlement intérieur et prises de décisions adoptées lors des bureaux directionnels). L’adhérent qui le souhaite peut participer pleinement et activement aux décisions prises par l’association en se faisant élire comme membre du Bureau Directionnel ou Conseil d’Administration, il peut également participer en tant que bénévole actif.

Ne pas faire partie de l’association évite de supporter les « obligations », mais ne permet pas de bénéficier des « avantages » que procure le fait d’être adhérent.

L’association ne pratique aucune activité commerciale (bénéfice, marge sur prestation fournie, activité concurrentielle à des prestataires de services, élevage).

Art 1-1 – Priorité d’Action Pour les Chats Libres

Dans le cadre des demandes d’actions : les ilots « officiels » gérés par l’association sont prioritaires (stérilisations, soins, nourrissage). Puis dans l’ordre des priorités viennent : 2 – Les adhérents s’occupant de chats libres errants (mini ilots) ou très engagés dans la vie de l’association; 3 – les adhérents venant en aide à un chat errant (pour la stérilisation) : 4 – et ensuite dans la mesure des possibilités de la trésorerie et de la disponibilité des bénévoles toute personne venant en aide à un chat errant.

La stérilisation des chats sera toujours prioritaire par rapport aux autres actions dans le cadre des lois existantes.

Art 2 – Appartenance à l’Association « chats libres du Var Est »

L’appartenance à l’association (donc pour être membre)  est subordonnée à : avoir rempli son bulletin d’adhésion et  avoir versé sa cotisation de l’année. Seuls les votes des membres à jour de leur cotisation sont « valides ».

Art 3 – Participations aux Réunions Décisionnelles (Bureau)

La participation aux réunions décisionnelles de bureau est réservée aux membres de l’association élus par l’Assemblée Générale, et/ou des membres invités.

Chaque fois que nécessaire les décisions sont prises par vote à la majorité des membres présents, sauf cas exceptionnels ou décisions contraires aux statuts et règlements internes, les absents ne peuvent contester les décisions adoptées.

Il est important, voire indispensable  que le/la/les responsable d’un ilot participe aux réunions de bureau sous réserve de la confirmation de l’assemblée générale, lors de l’élection du bureau.

Art 3.1 – PV ET COMPTE RENDU DES REUNIONS DE BUREAU

Le Procès Verbal de Réunion sera transmis aux adhérents par courrier ou email. Les remarques ou questions, des adhérents, faites sur le PV pourront être transmises au Bureau par email ou courrier.

Art 3.2 – Consultations

Lors de prises de décisions importantes les adhérents pourront être consultés par internet, la décision, motion ou texte sera adopté à la majorité simple des avis exprimés.

Art 4 – Participations aux Assemblées Générales

Seuls les membres de l’Association sont habilités à voter. Les sympathisants peuvent être invités à émettre une opinion qui sera prise en compte.

Art 4 – 1 – Domaine Privé

Nous rappelons que nous ne pouvons intervenir sur le domaine privé sans l’autorisation des personnes concernées (responsable ou propriétaire du domaine).

Art 5 – Nature/quantité des Prises en Charge par l’Association, Priorités

La capacité d’action de notre association dépend des ressources financières de l’association provenant principalement des dons et des adhésions.

Tout don à l’association donne droit à un reçu pour don, y compris l’adhésion. Comptabilité officielle en place.

Donc première règle, nous ne pouvons pas dépenser plus de ressources financières que n’en dispose notre trésorerie.

A ce jour, notre action prioritaire porte sur le suivi (stérilisation, soins) des ilots que nous suivons (donc accrédités par le bureau directionnel).

En effet, les sollicitations multiples des particuliers dont nous sommes déjà l’objet ne peuvent, sauf cas d’exception, recevoir une réponse favorable, notamment en ce qui concerne les aides financières pour stérilisations, vaccinations et la fourniture de nourriture pour chat (les chats « privés » ne font pas parti de l’objet de notre association. Le contraire entrainera l’association dans une situation désastreuse tant financièrement que pour sa réputation. Il est évident que l’acceptation de répondre positivement à des « cas particuliers » s’ébruitera rapidement et provoquera un afflux de quémandeurs avec pour conséquences des injustices,  l’impossibilité de gérer nos  moyens limités et notre action.

Art 5-1 – Un ilot pris en compte par l’Association ne peut être géré que par un membre de l’association. Pour des questions de responsabilités et d’assurance seuls les adhérents peuvent intervenir pour le compte de l’association, sur les ilots que nous gérons. Les exceptions à cette règle donneront lieu à un examen précis et un vote d’acceptation du bureau.

Dans la mesure où des ilots dits « officiels » ne sont pas « stabilisés », vu la charge financière et de travail des bénévoles, il n’est pas envisageable de gérer des ilots supplémentaires, en référence aux îlots « officiels » précédemment agréés par le Bureau Directionnel. Sauf a trouver de nouvelles ressources financières et des bénévoles et après accord du Bureau (vote).

Art 5-2 – Cette règle de fonctionnement n’empêchera pas un adhérent d’agir à titre privé, hors le « label de l’association », donc sans l’aide de l’association, que ce soit pour un nouvel îlot ou pour la mise en place d’une mini-chatterie ou autres actions (soins chat isolé ou suivi d’un chat). Dans ce cas l’association dégage sa responsabilité, notamment pour toute action ne respectant pas les lois ou décrets en vigueur.

Il est également évident qu’une personne, non adhérente et sans la décision du Bureau Directeur, ne peut engager l’association.

Art 5 – 3Trappage

Le trappage de chats errants s’effectue gracieusement par l’association. Toutefois pour des raisons d’efficacité  et  dans le cadre d’une « participation responsable et éducative », il peut être demandé  à la personne « responsable » du chat sa participation, (si apte physiquement ou sans autres impossibilités réelles), au trappage du chat (pose de la trappe, surveillance, transport au vétérinaire accrédité). Il va de soit que ceci ne peut se pratiquer que sous le contrôle du bénévole concerné (explications, consignes, contrôle de la bonne exécution de l’opération, retour du chat sur son lieu de vie).

Art L.212-10 : Le maire peut, par arrêté, à son initiative ou à la demande d’une association de protection des animaux, faire procéder à la capture de chats non identifiés, sans propriétaire ou sans détenteur, vivant en groupe dans des lieux publics de la commune, afin de faire procéder à leur stérilisation, préalablement avant de les relâcher dans ces même lieux.

Dans tous les cas, le chat errant ou libre « trappé » et stérilisé doit être obligatoirement remis sur son territoire ou zone d’habitation, y compris dans le cadre d’une campagne de stérilisation. Toute autre pratique est condamnable à fortiori si ce chat est sur un îlot de chats géré par une association ou une personne.

Art 6 – Prise en Charge administrative financière des Stérilisations par l’Association

Afin de mettre en place un processus conforme à un fonctionnement correct de notre trésorerie y compris vis à vis du  « fisc «   et afin d’éviter toute possibilité de tricherie par des personnes internes ou extérieures à l’association. Pour chaque stérilisation courante ou soin pris en charge par l’association, il devra être remis au vétérinaire un bon d’intervention signé par le trésorier, son adjoint, ou le président afin de vérifier, entre-autre que la dépense soit compatible avec la trésorerie de l’association (demander les bons, si nécessaire au trésorier ou au président), un double du bon doit être obligatoirement remis au trésorier et au président.

Dans le cas d’une campagne de stérilisations « initié » par une commune et/ou subventionnée par des donateurs nationaux les bons de stérilisations devrons être acceptés et signés par le président pour des questions d’organisation administrative ( voir les modalités exigées, répartition équitable entre les vétérinaires concernés…..etc). Dans ce type d’action la seule priorité prise en considération pour l’attribution des bons de stérilisation est l’efficacité résultante de la campagne de stérilisation sur les populations de chats libres ou errants de la commune concernée. Aucune contre partie ne peut être exigée par l’association pour ces stérilisations de campagnes officielles.

Pour éviter toute confusion dans les comptes, la dépense est réglée dans son intégralité par l’association (même si cette dépense est couverte par un don fait à l’association).

L’association peut si nécessaire prêter une cage de trappage (gratuitement). Cependant compte tenu de certains incidents, et dans la mesure du possible, il sera demandé à la personne emprunteuse un chèque de caution.

Art 6-1

Protocole de stérilisation, (résumé)

Dans la mesure où le chat est errant ou a été récupéré errant ou abandonné, il est possible en passant par l’association de vous faire bénéficier d’un tarif vetérinaire réduit pour ce chat.

La procédure est la suivante :

a-  Il faut nous préciser votre adresse, zone, commune, tel, email…).

Nous communiquer toutes les caractéristiques du chat (sexe, âge, couleur, poil, zone d’errance……).

b- Sans la présentation du  bon de soins et/ou stérilisation le vétérinaire ne vous appliquera pas le tarif associatif « chat libre ».

c-vous prenez RDV avec le veto pour l’opération (anesthésie, animal à jeun), si le chat doit être remis en extérieur le chat doit être gardé par le vetérinaire jusqu’au lendemain pour observation. Après trappage du chat, la trappe doit être couverte par un drap ou autre pour éviter le stress de l’animal. Le chat ne doit pas séjourné de façon prolongée dans la trappe.

Nous ne pratiquons aucune opération commerciale ou lucrative (aucune marge bénéficiaire, ni marge arrière)

d- vous pouvez par prudence soit demandez à ce qu’une petite entaille en V soit pratiqué sur l’oreille, soit lui faire tatoué un S dans une oreille sans frais supplémentaires durant l’anesthésie. Code Rural : Vous devez le faire identifié pour (selon tarif veto) en sus (enregistrement fichier national + carnet santé, voir obligations du code rural), durant la stérilisation.

La priorité est donnée aux chats errants sur ilots suivis par les bénévoles et responsables qui ne touchent aucun défraiement de quelque nature que ce soit.

Pour la stérilisation nous n’exigeons pas d’être adhérent à l’association.

Art 6-1-1La priorité absolue des dépenses de stérilisation est donnée au traitement des ilots « officiels » dépendants de l’association, et le cas échéant à la stérilisation des chats libres des ilots suivis par les membres adhérents de l’association  sous réserve du niveau d’engagement du membre envers l’association (bénévolat de terrain, dons, participation administrative….).

Art 6-2Frais de Vaccination et soins

Sauf évolution très favorable de notre trésorerie, aucune vaccination, médicaments ou soins d’un chat adopté ne sera pris en charge par l’association.

Art 6-3Euthanasie

Elle doit rester exceptionnelle, et sera pratiquée après accord des responsables de l’association et sur avis du vétérinaire.

Art 7 – Prise en Charge Financière de la Nourriture pour les Chats (ilots)

Dans l’état actuel de nos ressources financières, aucune prise en charge par la trésorerie de l’association n’est envisagée.

Les prix obtenus par négociation avec les fournisseurs seront appliqués tels que négociés avec le fournisseur pour le strict usage des membres de l’association et principalement aux responsables d’ilot. Dans le cas ou nous devrions prendre en charge le transport de la marchandise, le coût de ce transport pourra être intégré dans le coût final du produit.

En aucun cas, il ne pourra être fait un usage commercial de ces produits (notamment, revente avec ou sans bénéfice), cela constituerait pour l’adhérent une faute grave passible de l’exclusion de l’association (outre le risque de poursuites judiciaire). Dans certains cas le problème des frais engendrés pour la mise à disposition de nourriture sera examiné au cas par cas.

Art 7-1 – Cas de l’Obtention d’une aide Alimentaire (SPA, Fondation Bardot….)

Celle-ci sera répartie exclusivement entre les ilots suivis par l’association, au prorata du nombre de chats présents sur l’ilot.

L’usage de cette aide est réservé aux chats libres des ilots « officiels ».

Art 7 – 2 – Cas de Collecte de Nourriture Dans les Magasins, super Marchés ou Autres

La aliments collectés pendant l’opération seront donnés et répartis prioritairement aux adhérents responsables d’ilots ayants participé de façon active à la collecte.

Art 7-3 – Achat de nourriture par l’Association pour ses Membres responsables d’îlots

Pour bénéficier de prix intéressants, nous devons commander auprès des fournisseurs des quantités relativement importantes.

Dans ce Cadre la responsable des négociations. La responsable des achats met à la disposition des adhérents responsables d’îlots la liste des produits et prix obtenus.

Ce même responsable centralise les demandes d’achats.

Il centralise, avant de passer la commande, les chèques. Ces chèques sont versés sur le compte de l’Association.

Il organise la réception des produits et leur distribution en faisant appel si nécessaire à l’aide des membres volontaires. L’Association paie le fournisseur par un chèque global correspondant à la commande.

Art 8 – Dons à L’Association

Art 8-1 – Le principe de solidarité collective prévaut dans notre association.

Donc les ressources financières sont affectées aux objectifs prioritaires de l’association en essayant d’obtenir une juste répartition entre les différents ilots en fonction de leurs importances et de leurs situations (nombre de chats, nombres de stérilisations à prévoir, situation matérielle…..).

A chaque don fait à l’Association, le donateur reçoit un reçu fiscal, « reçu pour don », qui peut être pris en compte par les services fiscaux pour déduction sur les impôts de l’année correspondante (loi de 1901, rescrit fiscal officiel).

Le règlement des dons doit s’effectuer par chèque ou virement bancaire libellé au nom de l’association, si exceptionnellement le règlement s’effectue en liquide le receveur du don doit obligatoirement et immédiatement délivré un « reçu » au donateur.

Art 8-2 – Dons Ciblés à l’Association

On peut admettre que certains donateurs puissent souhaiter que l’affectation de leur don privilégie une intervention particulière (action et/ou lieu).

Ceci est possible à la condition :

1 – que l’affectation du don respecte les objectifs prioritaires de l’Association

2 – que l’affectation respecte le principe de solidarité au sein de l’association, pour éviter une situation ne respectant pas l’équité ; par exemple et pour faire simple existence d’ilots riches et d’ilots pauvres.

La première condition est facile à comprendre et à mettre en place, la seconde nécessite lors d’une opération de don ciblé qu’une quote-part à définir soit réservée au fonctionnement global de l’association.

Evidemment, la question ne se pose pas quand une personne prend en charge la globalité des dépenses liés à son action pour un ilot désigné et sous réserve quelle ne fasse pas appel à l’association pour d’autres raisons ou d’autres services liés à cet ilot. Dans ce cas l’intelligence des divers intervenants devra permettre d’obtenir un consensus acceptable pour tous. Le bureau de l’association est fait pour répondre à ce genre de problématique qui pourrait être à l’origine d’incompréhensions mutuelles entre les membres.

Art 9 – Opérations d’Adoptions (prise en charge) des Chats Libres ou errants

En matière d’adoption, elle doit être réservée aux chats libres et chatons des ilots, chats errants.

Il est obligatoire de respecter les règles suivantes : La loi de Janvier 1999 indique précisément qu’un chaton ne peut être cédé ou donné avant 8 semaines. Les autorités se sont basées sur la fin du phénomène de vicariance pour autoriser la séparation. Malgré tout, Nous  vous rappelons qu’un chaton ne doit quitter sa mère qu’après la phase de rejet, qui intervient à la fin de toutes les phases éducatives (environ 12 semaines), quand la chatte a transmis tout son savoir à ses petits, jamais avant ! Respect de l’ordonnance du 7 octobre 2015 !

Quand cela est possible, l’idéal, est de faire adopter les chats « abandonnés adoptables» par des personnes susceptibles de faire vivre et de s’occuper du dit chat dans des conditions décentes.

Tout membre peut être initiateur d’une prise en charge ou placement, cependant il est important de savoir que la personne qui déclenche le processus d’adoption reste responsable du déroulement du processus de A…à….Z ; y compris pour les frais et la recherche d’une solution alternative si un problème survient lors de l’adoption. Ce qui n’exclue pas la mise en œuvre du principe de solidarité ou d’entraide réciproque au sein de l’association pour trouver une solution.

Afin d’aider et de « couvrir » les membres cherchant à faire adopter un chat, l’association exigera de l’adoptant la signature d’un contrat d’adoption ou de prise en charge, spécifiant ses obligations (un double sera remis obligatoirement au responsable du bureau gérant les adoptions). Ce contrat stipule clairement l’obligation de faire identifier (tatouage ou puçage) dans les plus brefs délais, conformément à la loi.

Afin d’éviter toute action juridiquement condamnable, avant toute adoption ou stérilisation d’un chat errant :

- vérifier s’il est pucé ou tatoué (le demander au vétérinaire), rechercher le propriétaire, et ensuite mettre sa photo sur site internet de l’association (chats errants), avec période d’attente avant de prononcer son adoption plénière.

- après un délai d’un mois ce chat pourra être adopté, identifié et stérilisé.

Art 9-1 – Dons lors d’une Adoption

Aucune contre partie financière n’est demandée aux personnes prenant en charge un chat libre ou errant, même si des soins ou actes vétérinaires préalables ont été pratiqués et payés par l’association.

Il est rappelé que les chatons nés sur ilot doivent être laissés aux soins de leur mère jusqu’au sevrage (de 3 mois). En plus il n’est pas bon psychologiquement de les soustraire de « l’élevage » de leur mère (ceci pouvant avoir des conséquences futures sur l’aspect comportemental du chat).

Art 9-2  – Dons en Nature à l’Association

Les adhérents ayant fait des achats pour l’association peuvent demander le remboursement de leurs achats (c’est la loi) et en fonction des disponibilités de la trésorerie. Toutefois, dans notre association depuis sa création, il a été décidé par l’ensemble des membres de ne pas se faire rembourser les frais engagés dans le cadre de l’action stipulée par nos statuts. Cette pratique permet d’éviter toutes dérives « financières » personnelle ou collective. Une pratique différente devra obtenir l’approbation du bureau directionnel.

L’abandon exprès de revenus aux associations ouvre droit à la réduction d’impôt ; il en est de même des frais engagés par les bénévoles dans l’exercice de leur activité associative (nourriture pour chats libres, soins, frais kilométriques…. et après accord du bureau directionnel). L’adhésion à l’association vaut acceptation du règlement intérieur et donc de cet article, art 9-2. Il sera donc délivré par l’association un reçu pour don du montant des dépenses engagées par le bénévole sur présentation des factures ou pièces justificatives dument vérifiées par les trésorières/comptables et/ou les responsables de l’association. Pour les frais kilométriques, il sera appliqué les règles de remboursement (reçu pour don dans notre cas ou frais de location véhicule) propres au bénévoles des associations d’intérêt général à savoir calcul au km parcourus ou facture. Pour éviter d’encombrer la comptabilité, nous demandons aux bénévoles parcourant peu de km pour l’association de renoncer à remplir une fiche de frais kilométriques.

Art 10 – Assurance

L’association est assurée et possède une protection juridique. Voir les termes du contrat de la Fédération Française du Bénévolat et de la vie associative. Nous recommandons aux bénévoles gérants un ilot « à problèmes » de souscrire une assistance juridique personnelle (conseil, avocat…).

Art 11 – Rôle du Bureau Directionnel ou Conseil d’Administration

Le rôle du Bureau, outre la mise en œuvre d’un bon fonctionnement de l’Association en conformité avec ses statuts, aux décisions prises en A.G. et à son règlement intérieur, est précisément d’examiner de façon collégiale les décisions à prendre face aux situations particulières et délicates.

Le Règlement Intérieur est mis à jour, adapté et complété chaque fois que nécessaire, à l’occasion des réunions de bureau mensuelles ou de consultation du bureau par internet.

Le Bureau directionnel peut décider de nommer des « chargés de mission » pour l’accomplissement des tâches ou mener des actions. Ceux-ci aurons une délégation complète et devrons en rendre compte au Bureau Directionnel.

Les décisions  du bureau peuvent être prises par vote internet. La décision sera adoptée par le bureau à la majorité simple des votes exprimés (les votants sont les membres du bureau), mais une consultation plus large peut être engagée.

Tout adhérent peut proposer une modification du R.I et/ou des statuts de l’association qui sera examinée au bureau directionnel. L’adhérent à l’origine de cette proposition pourra participer de droit à l’élaboration de cette modification.

Toutes les fonctions exercées au sein de l’association le sont à titre strictement bénévole.

Art 12 – Exclusion,  Destitution, Remplacement

Le non respect des statuts ou du règlement intérieur peut-être un motif d’exclusion ou de destitution, toutefois celle-ci ne sera  appliquée qu’après audition par le bureau du membre en cause, suivi d’un vote majoritaire du bureau.

En cas d’empêchement ou de « défaillance » d’un membre du Bureau son remplacement peut être décidé par le Bureau après un vote majoritaire, le remplaçant, s’il postule un nouveau mandat, devra être confirmé dans ses fonctions lors du déroulement de la prochaine Assemblée Générale.

L’attribution des postes, y compris celui de Président, ne peuvent qu’être le résultat  d’un vote tel que défini dans les statuts.

Le Bureau Directionnel de l’Association

NB : Seul les publications sur nos sites officiels, nos comptes rendu de réunion de bureau et l’information directe (courrier, email de l’association) sont des publications officielles. Toutes les autres publications (Facebook, tweeter et autres) restent sous la responsabilité de l’émetteur de l’information.


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